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Dile adiós a la aburrida sala de conferencias

2022-05-11

Jane Margolies | The New York Times

La sala de conferencias tal vez sea el espacio menos querido en la oficina moderna. Suele ser un lugar largo y angosto, con una mesa rectangular que preside un jefe desde un extremo, donde un sinfín de trabajadores han cabeceado de sueño, compartido miradas de exasperación o echado un vistazo a sus teléfonos celulares en su regazo.

El diseño de la sala contribuía a estas respuestas, según expertos en los lugares de trabajo, quienes citaron la formalidad sofocante del espacio y la evidente jerarquía en el acomodo de los asientos.

Sin embargo, debido a las convulsiones que causó en las oficinas el trabajo a distancia durante la pandemia, este espacio anticuado se está reinventando.

En los primeros días de la pandemia, cuando las empresas pensaban que todo el mundo iba a regresar a las oficinas en uno o dos meses, los gerentes realizaron arreglos veloces a las salas de conferencia en aras de contener los gérmenes y mantener el distanciamiento social. Hicieron uso de botellas de desinfectante para manos y dejaron un lugar vacío entre las sillas alrededor de la mesa o pegaron letreros con grandes “X” en una silla sí y en la siguiente no.

No obstante, debido a que el trabajo desde casa se arraigó y el regreso a la oficina se pospuso una y otra vez, han empezado a notarse cambios de mayor envergadura. Para atraer a los empleados de regreso a la oficina, las empresas buscan volverlas más acogedoras y propicias a la colaboración, esto incluye a las salas de conferencias.

Nos pusimos en contacto con empresas y los arquitectos y diseñadores que contrataron para ver cómo se está desarrollando esta turbulencia en el país. Por ejemplo, nuestro fotógrafo dio un recorrido por el nuevo edificio insignia de LinkedIn en Mountain View, California, y encontró salas de juntas creadas por el despacho de arquitectos NBBJ con muebles cómodos y tecnología de punta.

Es demasiado pronto para decir cuáles cambios serán los más populares o cuánto durarán, comentó Lisa Britz, directora de diseño en el lugar de trabajo de LinkedIn, quien prevé que seguirá evolucionando la manera en que los estadounidenses hacen su trabajo y posiblemente inspire más modificaciones en el diseño.

Sin embargo, por ahora, la sala de conferencias parece estar transformándose de cuatro formas significativas:

NUEVOS TAMAÑOS Y FORMAS

La sala de conferencias cada vez se está liberando más de su tradicional rectángulo. Y, en muchos casos, se ha vuelto más pequeña, pues las reuniones son menos formales y, con los nuevos patrones del trabajo híbrido, hay menos personas físicamente en ellas.

A últimas fechas, Skidmore, Owings & Merrill, un despacho de arquitectos, ha diseñado salas de conferencias “más cuadradas”, pues considera que deben ser más “democráticas”, opinó Ece Calguner Erzan, una directora de la firma.

“Ni una cabecera más”, agregó.

Algunas empresas están creando salas de conferencias que pueden crecer o reducirse, según la necesidad, gracias a particiones móviles. Este enfoque hacia el diseño cinético se ha vuelto más popular en la pandemia porque permite que los trabajadores ejerzan algún tipo de control sobre sus entornos.

NUEVA APARIENCIA

La antigua sala de conferencias solía ser formal, incluso estéril, pero las nuevas se están relajando y a menudo adquieren una comodidad que, según esperan algunos líderes empresariales, ayude a los empleados a hacer la transición de regreso a la oficina después de más de dos años de trabajar desde sus sofás y mesas de comedor.

Inspired Capital, una firma de capital de riesgo, contrató a Benjamin Vandiver, un diseñador que se especializa en interiores residenciales, para que decorara su oficina de Nueva York; el resultado incluye una sala de conferencia color carbón con un inmenso espejo antiguo de marco dorado recargado sobre un muro y una mesa modernista de roble de Anthropologie colocada en diagonal.

LinkedIn eliminó por completo la mesa central en los espacios que se parecen más a una sala de espera. Cada una tiene un sofá blando con cojines de manta y abundan las plantas y los libros. El aspecto relajado tiene como objetivo que los participantes de las juntas se sientan cómodos y alentar a los miembros del personal “que tal vez no intervienen en un escenario tradicional”, comentó Britz.

NUEVAS UBICACIONES

Cada vez es más frecuente encontrar salas de conferencias en espacios de usos múltiples dentro de edificios o incluso en exteriores.

Los dueños de edificios de oficinas con muchos arrendatarios están dedicando pisos enteros a suites de usos múltiples que incluyen salas de conferencias que cualquiera de las empresas en el edificio puede reservar. Una ventaja relacionada con la pandemia: la gente externa a las empresas puede asistir a reuniones en un edificio sin tener que ir al piso de un arrendatario, lo cual minimiza las inquietudes sobre los gérmenes.

Los lugares de trabajo al aire libre ya eran populares antes de la pandemia —según datos científicos, la exposición a la naturaleza puede detonar la creatividad y reducir los niveles de estrés— y la sala de conferencias ahora se ha sumado al éxodo.

Según Britz, desde hacía tiempo, LinkedIn había pensado en crear espacios de trabajo al aire libre y citó el clima agradable de California como un factor a favor. Sin embargo, cuando la pandemia resaltó los beneficios de la ventilación natural, la empresa actuó conforme a esa idea y equipó un área al aire libre para las reuniones.

El espacio incluye estructuras elevadas hechas de acero y madera con persianas para reducir el brillo del sol en las computadoras portátiles y los monitores. También hay pizarrones blancos y mesas de distintos tamaños, todos con tomacorrientes integrados.

NUEVA TECNOLOGÍA

La mayoría de las mejoras tecnológicas en las salas de conferencias tiene como objetivo garantizar que los trabajadores sigan colaborando, aunque no estén en el mismo espacio. En otras palabras, la sala de conferencias se ha vuelto una sala de Zoom, para bien o para mal.

Alguna vez, las pantallas estuvieron relegadas a un pequeño muro de fondo, por eso todas las personas en la reunión debían girar el rostro para verlo. Tras reconocer que la mayoría de la gente en una sala de conferencias se sienta en los lados largos de la mesa, Skidmore, Owings & Merrill ha colocado pantallas frente a ellos, en los lados largos de una habitación.

Se han montado cámaras y micrófonos en los muros y techos para captar las respuestas de los asistentes presenciales para beneficio de quienes trabajan a distancia. Muchas empresas están usando una cámara de 360 grados en el centro de una mesa.

Otro componente clave: “Insonorización, insonorización, insonorización”, señaló Adam Rolston, director creativo y gerente de INC Architecture & Design, una empresa que hace poco utilizó la insonorización de estudio de grabación profesional en una sala de conferencias de un cliente de Nueva York. El objetivo es eliminar el eco y los sonidos ambientales que distraen y permitir que todo el mundo hable a un volumen normal.

En LinkedIn, hay pantallas grandes y horizontales que permiten compartir documentos de un lado y muestran los rostros de los colegas remotos en el otro. Algunas salas de conferencias también están equipadas con un pizarrón digital y una cámara especial montada en el muro de enfrente donde “desaparece” la persona que está escribiendo para que los colegas que estén trabajando desde casa puedan ver qué se escribe en tiempo real.