Los documentos más importantes que debe alistar antes de morir

Por SAABIRA CHAUDHURI, WSJ

No es suficiente simplemente firmar una pila de papeles para dejar una herencia y otras instrucciones de final de vida. Sus herederos también deben estar al tanto de ellos y saber dónde hallar los documentos.

Considere esto: al menos 10 estados de Estados Unidos han investigado si algunas de las mayores aseguradoras del país incumplen pagos de seguros de vida no reclamados a los beneficiarios. California y Florida han realizado audiencias públicas en los últimos meses.

Las aseguradoras dicen que se comportan de manera legal. Según los contratos de pólizas, no están obligados a tomar medidas para determinar si el titular de una póliza está aún vivo, sino pagar la reclamación cuando los beneficiarios se presentan.

Uno puede evitar tales problemas conservando en un lugar seguro documentos importantes y diciendo a la familia donde están guardados.

Jean Parr está agradecida que su madre se obsesionara sobre el asunto. "Realmente no quería pensar sobre ello", dice Parr, de 54 años, gerente de American Chemical Society en Washington. Pero cuando su madre murió en 2005, ella sabía exactamente dónde buscar el testamento, la llave de una caja de seguridad y documentos indicando que su madre había pagado y organizado su propio funeral.

Las consecuencias financieras de no guardar en orden sus documentos pueden ser significativas. Según la Asociación Nacional de Administradores de Propiedad No Reclamada, los tesoreros estatales actualmente tienen US$32,900 millones en cuentas bancarias y otros activos sin reclamar. (Uno puede buscar activos no reclamados en MissingMoney.com).

La mayoría de los expertos recomienda crear una carpeta completa de documentos a los cuales pueden acceder los miembros de la familia en caso de una emergencia, para que no tengan que pasar apuros buscando y organizando un montón de cuentas bancarias dispares, pólizas de seguros y cuentas de correduría bursátil.

Uno puede guardar los documentos con su abogado, depositarlos en una caja de seguridad o tenerlos en casa en una caja fuerte a prueba de fuego cuya combinación también conozca otra persona.

Eso no significa que uno debería guardar todo. A veces la gente conserva tantos documentos que los seres amados no encuentran fácilmente los importantes.

En 2008, Jane Bissler, abogada en Kent, Ohio, habló con su madre, entonces de 87 años, sobre organizar sus documentos. Como su madre era una viuda con cuentas relativamente simples y dos casas, Bissler, de 57 años, dice que imaginó que sería una tarea relativamente simple.

Pese a ello, Bissler y su madre tardaron un año en revisar todos sus papeles, que incluían documentos de ocho cuentas bancarias, facturas de servicios públicos que databan de la década de 1950 y pilas de cheques cancelados.

Ambas redujeron las pilas que llenaban cuatro cajones de gabinete a un solo cajón y destruyeron el material no pertinente. Bissler y su madre visitaron bancos y firmas de corretaje para asegurarse de que la hija estuviera inscrita en todas las cuentas de la madre. La madre murió en mayo de 2009.

"Habría sido una pesadilla si no hubiéramos revisado todo eso con ella", dice Bissler. "Eran cosas de la era de la Depresión en las que uno guarda todo y oculta otras cosas". Bissler calcula que organizar los documentos por adelantado le ahorró encargar 15 copias adicionales del certificado de muerte y "años" de tiempo.

A continuación una lista de los documentos más importantes que uno tendrá que firmar, sellar y entregar. Hay que comenzar a juntar éstos tan pronto como sea posible y actualizarlos cada pocos años para reflejar cambios en activos y preferencias. Algunos —como las copias de reembolsos impositivos o recientes pagos de manutención de hijos— tienen que ser actualizados con mayor frecuencia que otros.

Lo esencial

Un testamento es el documento más importante que debe archivarse.

Un testamento le permite dictar quién hereda sus activos y, si sus hijos son menores de edad, sus guardianes. Morir sin testamento significa perder el control de cómo se distribuyen sus activos. En cambio, las leyes estatales determinarán qué ocurre.

Los testamentos están sujetos a trámites legales para la preparación de inventario, tasación de propiedades, pago de deudas pendientes y distribución de activos restantes. La inexistencia de un documento original significa que este proceso ya oneroso podría ser una complicación mucho mayor, por cuanto miembros de la familia pueden cuestionar una copia de un testamento ante un tribunal.

Rick Law, fundador de la firma de planificación de herencias Law ElderLaw LLP en Aurora, Illinois, dice que los planificadores de herencias recomiendan cada vez más fideicomisos testamentarios revocables además de herencias, por cuanto son más privados y más difíciles de disputar. "Cada testamento es como una brújula que señala el tribunal más cercano", dice.

Un fideicomiso en vida o revocable puede ser cambiado en cualquier momento. Después de transferir la propiedad de varios activos al fideicomiso, uno puede ser el fideicomisario en representación de beneficiarios que uno designe. Si lo hace así, no hay honorarios.

Si su familia no puede encontrar los documentos originales de fideicomiso, uno está "esencialmente exponiendo su herencia a un pleito", dice Duncan Moseley, vicepresidente de Sanders Financial Management en Atlanta.

Una "carta de instrucción" puede ser un complemento útil para un testamento si bien no tiene importancia legal. Es una buena manera de asegurarse que su ejecutor tenga los nombres e información de contacto de sus abogados, contadores y asesores financieros. Si bien el testamento debería conservarse con su abogado o en un tribunal, la carta de instrucción debería ser más fácilmente accesible, particularmente si contiene instrucciones de preparativos para el funeral.

Asimismo, asegúrese de que sus herederos tengan acceso a un formulario de poder notarial duradero. Sin él, nadie puede tomar decisiones financieras en su nombre en caso de que usted quede incapacitado.

Prueba de propiedad

Usted debería guardar documentación de la propiedad de casas y tierras, lotes en cementerios, vehículos, certificados de acciones y bonos de ahorro; acuerdos de sociedad u operaciones corporativas; y una lista de cuentas de correduría y fideicomiso.

Si no le dice a su familia que tiene tales activos, existe la posibilidad de que nunca lo descubran. Moseley dice que en tal caso, los clientes tienen que llevar a cabo su propia labor detectivesca, buscando cuentas de impuestos inmobiliarios o registrar las cuentas bancarias en busca de pagos de intereses, por ejemplo.

Archive todo documento que enumere préstamos que ha hecho a otros, por cuanto podrían ser incluidos en los activos de una herencia. De manera similar, guarde una lista de deudas que tenga para evitar sorprender a su familia. Los testamentos y los fideicomisos en vida generalmente se elaboran con cláusulas sobre la manera en que deberían pagarse las deudas, y hay un periodo estipulado en el que los acreedores pueden presentar una reclamación contra los herederos.

También, aproveche al máximo las declaraciones impositivas disponibles de los tres años más recientes. "Mirar las declaraciones tributarias del año pasado ofrece un panorama sobre los activos a los cuales deberíamos prestar atención este año", dice Lesley Moss Mamdouhi, director de la firma de derecho de bienes raíces Oram & Moss en Chevy Chase, Maryland. Esto también ayudará a su representante personal a hacer su declaración de impuestos final y, de ser necesario, un retorno de fideicomiso en vida revocable.

Cuentas bancarias

Law recomienda compartir con su familia una lista de cuentas e información de ingreso en línea para que ella pueda notificar al banco sobre su muerte. "Si nadie retira o deposita dinero, se vuelve una cuenta inactiva y ella se convierte en propiedad del estado", dice.

Asegúrese de enumerar cajas de seguridad de las cuales sea titular, inscriba el nombre de su cónyuge o hijo en el banco y pídales firmar el documento de registro para que puedan acceder a ella sin una orden judicial.

Instrucciones de salud

Posiblemente el documento más importante en materia de salud sea un poder notarial de instrucciones médicas, cuyo formulario debe ser rellenado por adelantado. Esto permite que su apoderado tome decisiones en materia de salud si usted queda incapacitado. El documento debe cumplir con las leyes federales de confidencialidad de información de salud, de manera que hospitales y compañías de seguros puedan hablar con sus apoderados.

Seguros de vida y cuentas de pensión

Las copias de pólizas de seguro de vida están entre los documentos más importantes para su familia. Sus parientes necesitan saber el nombre de la aseguradora, el número de póliza y el agente asociado con ella.

Sea especialmente cuidadoso con pólizas de seguros de vida otorgadas por un empleador tras su jubilación, por cuanto están entre las que los planificadores financieros ignoran con más frecuencia, dice David Peterson, presidente ejecutivo Peak Capital Investment Services, de Denver. Tan solo el estado de Nueva York tiene más de US$400 millones en pagos vinculados con seguros de vida que siguen sin ser reclamados desde el año 2000, según la oficina del contralor del estado.

Matrimonio y divorcio

Asegúrese que su esposo sabe dónde ha guardado su licencia de matrimonio. Mary Cay Corr, ahora de 74 años y residente en Raleigh-Durham, Carolina del Norte, no podía encontrar la suya cuando murió su esposo. "Tuve que escribir a Nueva York, donde nos casamos, y pagar por una nueva licencia de matrimonio para demostrar que había estado casada con mi esposo antes de que pudiera reclamar nada", dice.

Para las personas divorciadas, es importante dejar el fallo y decreto del divorcio o, si el caso fue resuelto de manera extrajudicial, el acuerdo de estipulación, dice Linda Lea Viken, presidenta de la Academia Estadounidense de Abogados Matrimoniales en Chicago. Estos documentos estipulan acuerdos de manutención y pagos por hijos y sobre propiedades, y también pueden enumerar la división de cuentas de inversión y retiro.

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